Ausschreibungen verfolgen
Eine Ausschreibung verfolgen und benachrichtigt werden, wenn sich die Frist verschiebt, Unterlagen oder Bieterfragen ändern oder sie aufgehoben bzw. vergeben wird.
Wenn du eine Ausschreibung verfolgst, behält Polytender sie für dich im Blick. Wir prüfen jede verfolgte Ausschreibung jeden Morgen und melden uns in der App und per E-Mail, wenn sich etwas ändert, dazu mit einer Erinnerung vor der Frist.
Verfolgen ist unabhängig vom Stern: Einen Favoriten willst du wiederfinden, über eine verfolgte Ausschreibung willst du informiert werden.
Verfolgung starten
Klicke auf die Glocke neben einer Ausschreibung: auf der Detailseite, in der Suche, in einer Trefferliste oder in deinen Favoriten. Die erste Prüfung legt den Ausgangsstand fest. Bis zum nächsten Morgen steht in der Liste daher "Erste tägliche Prüfung ausstehend", ab dann werden Änderungen gemeldet.
Lose werden einzeln verfolgt. Ist eine Rahmenvereinbarung in Lose aufgeteilt, verfolge die Lose, auf die du bietest, siehe Eine Vergabe, mehrere Bekanntmachungen.
Verfolgt wird die Vergabe, nicht nur die eine Bekanntmachung, die du angeklickt hast. Eine später veröffentlichte Berichtigung oder Zuschlagsbekanntmachung zur selben Vergabe zählt als Update zu deiner verfolgten Ausschreibung.
Worüber wir dich informieren
- Frist verschoben, mit alter und neuer Frist
- Neue Unterlagen, Unterlagen geändert und Unterlagen entfernt
- Bieterfragen veröffentlicht
- Berichtigung veröffentlicht
- Aufgehoben
- Zuschlag erteilt, mit dem Gewinner, wenn die Bekanntmachung ihn nennt
- Fristerinnerungen vor der Frist, siehe unten
Unterlagen werden nur geprüft, solange die Ausschreibung noch offen ist. Manche Portale lassen uns ihre Unterlagen nicht auflisten. Bei diesen steht in der Liste "Änderungen an Unterlagen können für dieses Portal nicht überwacht werden", alle anderen Updates bekommst du trotzdem.
Nach Ablauf der Frist gibt es keine Erinnerungen mehr, nur noch Neuigkeiten zu Zuschlag oder Aufhebung. 180 Tage nach der Frist wird eine Ausschreibung gar nicht mehr geprüft.
Fristerinnerungen
Standardmäßig wirst du 7, 3 und 1 Tag vor der Frist erinnert. Unter Benachrichtigungen in der Seitenleiste kannst du beliebig 1, 3, 7 und 14 Tage wählen, oder gar keine. Gezählt wird in Kalendertagen in deiner Zeitzone, die du auf derselben Seite ändern kannst. Verschiebt sich die Frist, richten sich die Erinnerungen nach der neuen Frist. Eine aufgehobene oder vergebene Ausschreibung schickt keine Erinnerungen.
Wo Updates erscheinen
- Die Glocke oben rechts öffnet eine Übersicht mit allen Updates zu deinen verfolgten Ausschreibungen, neueste zuerst. Du kannst nach Änderungen oder Erinnerungen filtern. Ein Punkt an der Glocke zeigt, dass es etwas Neues gibt.
- Verfolgt in der Seitenleiste listet die Ausschreibungen, die du in der aktuellen Organisation verfolgst, nächste Frist zuerst, mit verbleibenden Tagen, Status und letztem Update.
- Die Detailseite einer verfolgten Ausschreibung zeigt die Änderungen, seit du sie verfolgst.
- E-Mail: höchstens eine Mail pro Tag. Haben sich mehrere verfolgte Ausschreibungen am selben Tag geändert, kommen sie gemeinsam in einer Mail.
E-Mails
E-Mails zu verfolgten Ausschreibungen haben einen eigenen Schalter, E-Mails zu verfolgten Ausschreibungen, unter Benachrichtigungen. Schaltest du ihn aus, kommen keine Mails mehr, die Updates erscheinen aber weiter an der Glocke. Er ist unabhängig von der täglichen Zusammenfassung, siehe E-Mail-Alerts und tägliche Zusammenfassung.
Der Abmeldelink in einer solchen Mail stoppt nur diese Mails. Auf der Seite, die sich öffnet, kannst du außerdem alle E-Mails von Polytender abbestellen.
Persönlich, pro Organisation
Verfolgen ist persönlich: Deine Kolleginnen sehen nicht, was du verfolgst, und bekommen deine Updates nicht. Jede verfolgt, was sie braucht.
Wie bei Favoriten gehört eine verfolgte Ausschreibung zu der Organisation, in der du gerade gearbeitet hast. Die Seite Verfolgt zeigt die aktuelle Organisation. Wechsle die Organisation, um die anderen zu sehen.
Wirst du aus einer Organisation entfernt, pausieren deine verfolgten Ausschreibungen dort und sind wieder da, wenn du erneut hinzugefügt wirst. Geprüft wird nur, solange die Organisation eine aktive Testphase oder ein aktives Abo hat.
Limits
Du kannst bis zu 100 Ausschreibungen verfolgen, gezählt über alle deine Organisationen. Die Seite Verfolgt zeigt, wie viele du nutzt. Am Limit beendest du eine Verfolgung, um eine neue hinzuzufügen.
Verfolgung beenden
Klicke erneut auf die Glocke oder auf Nicht mehr verfolgen auf der Seite Verfolgt. Für diese Ausschreibung kommen dann keine E-Mails und Erinnerungen mehr. Bisherige Updates bleiben in der Übersicht an der Glocke.
Mit dem KI-Connector
Dein Assistent kann Ausschreibungen verfolgen, die Verfolgung beenden und auflisten, was du verfolgst, zum Beispiel "Verfolge die drei Ausschreibungen mit der nächsten Frist". Siehe Überblick und Beispiel-Prompts.