E-Mail-Alerts und tägliche Zusammenfassung

Polytender schickt dir eine E-Mail mit den neuen Treffern zu den Suchprofilen, die du abonniert hast, jeden Morgen oder nur an den Wochentagen, die du wählst.

Updates zu Ausschreibungen, die du verfolgst (Fristverschiebungen, neue Unterlagen, Erinnerungen), kommen als eigene E-Mail mit eigenem Schalter, siehe Ausschreibungen verfolgen.

Was ankommt, und wannLink kopieren

Die Zusammenfassung geht morgens raus, nachdem der nächtliche Sync und das Matching fertig sind. Sie enthält also, was seit deiner vorherigen Zusammenfassung veröffentlicht wurde. Titel und Auszüge sind in deine Sprache übersetzt.

Lose einer Vergabe werden zu einem Eintrag zusammengefasst ("3 Lose") mit einer Zeile je passendem Los, damit ein Rahmenvertrag mit zwölf Losen nicht die ganze E-Mail füllt.

Jeder Eintrag nennt das Land und, wenn bekannt, den Ort des Auftraggebers. Ein Label markiert Bekanntmachungen, die keine gewöhnliche Einzelausschreibung sind: Markterkundung, Dynamisches Beschaffungssystem oder Rahmenvereinbarung. Bei einem dynamischen Beschaffungssystem steht "System läuft bis", weil Anbieter bis dahin jederzeit beitreten können. Werte sind gerundet ("2,4 Mio. EUR"), und Platzhalterwerte mancher Portale (etwa "1 SEK") werden weggelassen. Je Profil zeigt die E-Mail bis zu 20 Einträge, weniger, wenn eine E-Mail mehrere Profile enthält (damit E-Mail-Programme sie vollständig anzeigen); der Rest ist einen Klick entfernt in der App.

Jeder Eintrag zeigt, wie gut er zu deinem Profil passt ("85% Treffer"), und Fristen innerhalb einer Woche werden markiert ("Noch 3 Tage"). Starke Treffer stehen oben, schwächere folgen in einem eigenen Abschnitt. Manche sind als Geringe Übereinstimmung markiert statt mit einem Prozentwert: Sie bleiben in der E-Mail, denn eine Ausschreibung, die du heute verpasst, kann morgen schon geschlossen sein. Vereinzelt kommt ein Eintrag ohne Score. Treffer, die kaum passen, lässt die E-Mail weg; du findest sie in deiner Liste in der App.

Die Mail kommt an deinen Alert-Tagen, wenn es neue Treffer gibt. Innerhalb einer Zusammenfassung sagt ein Profil ohne starke Treffer das in einer kurzen Zeile.

Gibt es an einem deiner Alert-Tage zum ersten Mal gar nichts Neues, bekommst du stattdessen einmalig einen kurzen Hinweis: aktuell keine neuen Treffer, mit deinen abonnierten Profilen und einem Link, um sie anzupassen. Danach bleiben wir still, bis neue Treffer dazukommen. Eine Mail ohne Neuigkeiten gibt es also nicht.

Wenn du die Alerts für ein Profil einschaltest, bekommst du außerdem einmalig sofort eine Mail mit den besten aktuellen Treffern, damit du weißt, was dich erwartet. Gibt es noch keine, steht das in der Mail, mit einem Tipp, wie du das Profil breiter fasst.

Wie oft du sie bekommstLink kopieren

Die Häufigkeit legst du je Suchprofil fest, und nur für dich:

• Täglich (Standard): jeden Morgen, wenn es etwas Neues gibt.
• An bestimmten Tagen: nur an den Wochentagen, die du wählst, in beliebiger Kombination von Montag bis Sonntag. Diese Mail enthält alles Neue seit der letzten, die du für dieses Profil bekommen hast. Zwischen deinen Tagen geht also nichts verloren.
• Aus: keine E-Mails für dieses Profil. Das entspricht einem nicht vorhandenen Abo.

Gleich nach dem Anlegen eines Suchprofils fragt ein Fenster: „Wie oft möchtest du neue Ausschreibungen für dieses Suchprofil erhalten?“ Täglich ist vorausgewählt, du kannst es also einfach bestätigen. Ändern kannst du die Wahl jederzeit über die Schaltfläche E-Mail-Alerts oben im Suchprofil. Sie zeigt deine aktuelle Einstellung, zum Beispiel „E-Mail-Alerts: Täglich“. Nutzt du den KI-Connector, kannst du auch deine Assistenz bitten, zum Beispiel „Schick mir die Alerts zu diesem Profil nur noch montags und donnerstags“.

Der Wochentag richtet sich nach deiner Zeitzone (siehe Zeitzone auf der Benachrichtigungsseite; bis du eine setzt, gilt Europe/Vienna). Die Sendezeit bleibt gleich. Bekommst du mehrere Profile an unterschiedlichen Tagen, enthält die Mail eines Tages nur die Profile, die an diesem Tag dran sind.

Die drei SchalterLink kopieren

Alles ist persönlich. Es gibt keinen teamweiten Alert.

1. Je Suchprofil: dein Abo und seine Häufigkeit. Du findest es in der Profilzeile, über die Schaltfläche E-Mail-Alerts im Kopf des Profils und auf der Benachrichtigungsseite. Aus heißt: keine Mail zu diesem Profil, für dich.
2. Je Organisation: ein Schalter, der für dich alle E-Mail-Alerts dieser Organisation stummschaltet.
3. Kontoweit: der Hauptschalter für alle Zusammenfassungen von Polytender. E-Mails zu verfolgten Ausschreibungen betrifft er nicht.

Keiner dieser Schalter wirkt sich auf deine Kolleginnen und Kollegen aus.

Warum keine Mail ankommtLink kopieren

• Du hast nicht abonniert. Die Mitgliedschaft in einer Organisation abonniert dich nicht automatisch für deren Profile, das Abo ist eine bewusste Zustimmung.
• Einer der drei Schalter ist aus. Prüfe sie in dieser Reihenfolge.
• Es ist keiner deiner Alert-Tage. Bei bestimmten Wochentagen kommt die Mail nur an diesen Tagen, in deiner Zeitzone. Prüfe die Schaltfläche E-Mail-Alerts im Suchprofil.
• Es gab keine neuen Treffer. Eine Mail kommt nur, wenn etwas Neues passt. Nach dem einmaligen Hinweis "keine neuen Treffer" bleiben ruhige Tage still. Passiert das oft, fasse deine Suchprofile weiter.
• Die Mail liegt im Spam. Siehe Mails im Junk-Ordner weiter unten.

Mails im Junk-OrdnerLink kopieren

Outlook und Microsoft 365 sortieren Mails von neuen Absendern oft in den Junk-Ordner. Erlaube unsere beiden Absender-Domains einmal, dann landen die Alerts im Posteingang:

Outlook im Web, neues Outlook und outlook.com: Öffne die Einstellungen (das Zahnrad oben rechts), dann E-Mail, dann Junk-E-Mail. Wähle unter Sichere Absender und Domänen Hinzufügen, füge eine Domain ein und wiederhole das für die zweite. Wähle Speichern.

Klassisches Outlook für Windows: Wähle auf der Registerkarte Start Junk-E-Mail, dann Junk-E-Mail-Optionen. Wähle auf der Registerkarte Sichere Absender für jede Domain Hinzufügen.

Schon im Junk-Ordner? Öffne die Mail und wähle Keine Junk-E-Mail. Outlook lernt daraus.

In Gmail und anderen Postfächern hilft es genauso, updates@account.polytender.com in die Kontakte aufzunehmen.

Microsoft 365 (Arbeits- oder Schulkonto)Link kopieren

Mit einem Arbeitskonto nutzt du dasselbe Outlook, die Schritte oben gelten also auch hier. Im Browser findest du dein Postfach unter outlook.office.com. Zwei Dinge sind anders:

Keine Mail, auch nicht im Junk-Ordner? Microsoft 365 kann Mails in einer Quarantäne zurückhalten, die du in Outlook nicht siehst. Je nach Einstellung deiner IT schickt Microsoft dir einen Hinweis, über den du die Mail freigeben oder ihre Freigabe anfordern kannst. Du kannst auch unter security.microsoft.com/quarantine nachsehen. Findest du dort nichts, frag deine IT.

Für die ganze Firma erlauben: Deine IT kann beide Domains einmal für alle erlauben. Das gilt dann auch für Kolleginnen und Kollegen, die später dazukommen. Leite ihr einfach diesen Abschnitt weiter. Wege in Microsoft 365:

• Im Microsoft Defender Portal (security.microsoft.com) unter Übermittlungen eine unserer Mails als fälschlich blockiert (falsch positiv) melden und zulassen. Das legt einen Eintrag in den Zulassungs-/Sperrlisten für Mandanten an.
• Oder eine Nachrichtenflussregel im Exchange Admin Center für beide Domains.

Unsere Mails sind mit SPF, DKIM und DMARC authentifiziert.

AbbestellenLink kopieren

Jede Zusammenfassung enthält einen Abmeldelink. Er schaltet die Alerts ab, er löscht weder dein Konto noch deine Daten. Du kannst auch nur ein einzelnes Profil abbestellen und alles andere behalten, das ist meist das, was eigentlich gemeint ist.