So baust du einen KI-Agenten für Ausschreibungen
Schritt für Schritt zu einem Agenten, der jeden Morgen neue öffentliche Ausschreibungen findet, prüft, ob du sie gewinnen kannst, und die Vergabeunterlagen für dich liest. Ohne Anbieter-Lock-in: Du bringst den KI-Assistenten, Polytender die aktuellen Ausschreibungsdaten.
· 11 Min. Lesezeit
Was ist ein KI-Agent für Ausschreibungen?
Ein KI-Agent für Ausschreibungen ist ein KI-Assistent, der den Angebotsprozess selbstständig vorbereitet: Er durchsucht Vergabeportale, filtert Bekanntmachungen nach deinem Unternehmensprofil, liest die Vergabeunterlagen und meldet dir, welche Ausschreibungen ein Angebot wert sind. Anders als ein Chatbot nutzt er Werkzeuge, arbeitet mehrere Schritte nacheinander ab und läuft nach Zeitplan.
Die eigentliche Hürde ist nicht das KI-Modell, sondern die Datenbasis. Ausschreibungen verteilen sich auf Hunderte nationale und regionale Portale, in unterschiedlichen Formaten und Sprachen, oft hinter Dokument-Downloads. Ein Agent ist nur so gut wie die Ausschreibungsdaten, an die er herankommt. Deshalb beginnt dieser Ratgeber bei einer sauberen, strukturierten Datenschicht und setzt das Modell obendrauf.
Modell + Ausschreibungsdaten + Unternehmensprofil + menschliche Freigabe = ein Ausschreibungs-Agent, dem du vertrauen kannst.
Warum Agenten an rohen Portal-APIs scheitern
Der naheliegende Weg: dem Agenten eine Liste von Vergabeportalen geben und ihn die Schnittstellen direkt abfragen lassen. In der Praxis scheitert das innerhalb weniger Tage, meist unbemerkt. Auf diese Probleme stoßen Angebotsteams.
Jedes Portal spricht sein eigenes Format
TED veröffentlicht eForms-XML, andere Portale OCDS-JSON, CSV-Exporte oder reine HTML-Seiten. Daten, Währungen, Auftragswerte, CPV-Codes und Regionen sind überall anders geschrieben, und dasselbe Feld kann Unterschiedliches bedeuten. Der Agent verbraucht den Großteil seines Kontexts fürs Parsen und liest Fristen und Werte trotzdem falsch.
Rate Limits und Kontingente
Portale drosseln streng: wenige Anfragen pro Sekunde, Tageskontingente, vorübergehende Sperren nach vielen Abrufen. Ein Agent, der Dutzende Suchen parallel startet, bekommt 429-Fehler, wiederholt in Schleifen oder bricht mittendrin ab und meldet dann "keine neuen Ausschreibungen" aus einem unvollständigen Ergebnis.
Viele Portale haben keine echte API
Ein großer Teil der Portale bietet nur ein Suchformular, einen Login, Cookie-Banner oder Captchas. Vergabeunterlagen liegen hinter Registrierung und Download-Abläufen pro Bekanntmachung. Ein Agent kann sich nicht registrieren, sich nicht durchklicken und keine Sitzung über mehrere Läufe halten.
Die Menge sprengt das Kontextfenster
Jeden Werktag erscheinen Tausende Bekanntmachungen, jede mit langer Beschreibung und mehreren Losen. Paginierte APIs liefern davon rohe Seiten. Der Agent liest die erste Seite, läuft aus dem Kontext und entscheidet auf Basis dessen, was zufällig hineingepasst hat.
Duplikate, Berichtigungen und Lose
Dieselbe Ausschreibung erscheint auf TED, dem Bundes- und dem Landesportal, dann noch einmal als Berichtigung mit neuer Frist und später als Zuschlagsbekanntmachung. Ohne Deduplizierung zählt der Agent eine Ausschreibung dreimal oder übersieht, dass sich die Frist verschoben hat.
Es bricht unbemerkt
Portale ändern Endpunkte, Schemas und HTML ohne Vorankündigung. Der Agent stürzt nicht ab, er bekommt leere oder merkwürdige Antworten, und Modelle füllen solche Lücken gern mit selbstbewussten Vermutungen. Du merkst es erst, wenn eine passende Ausschreibung nie gemeldet wurde.
Was Polytender stattdessen macht
Wir erledigen diese Arbeit einmal, für alle Kunden. Polytender liest jeden Tag über 300 offizielle Vergabeportale und Quellen, hält die Rate Limits und Zugangsregeln jedes Portals ein und bringt jede Bekanntmachung in ein einheitliches Schema: Fristen, Auftragswerte, Währungen, CPV-Codes, Regionen und Lose. Duplikate über Portale hinweg werden zu einem Eintrag zusammengeführt, Berichtigungen aktualisieren ihn, und jede Bekanntmachung verlinkt auf ihre Quelle. Dein Agent bekommt eine Handvoll sauberer Werkzeuge statt 300 verschiedener APIs, und wenn sich ein Portal ändert, reparieren wir den Konnektor, nicht deine Prompts.
Was ein Ausschreibungs-Agent für dich erledigt
Den größten Teil der Woche verbringt ein Angebotsteam mit Suchen und Lesen, nicht mit Schreiben. Genau das übernimmt der Agent. Jede Aufgabe entspricht Werkzeugen, die der Polytender MCP-Server deinem Assistenten gibt.
Täglich neue Ausschreibungen finden
Holt die neuen Ausschreibungen, die Polytender schon zu deinem Unternehmen gematcht hat, oder durchsucht offizielle Portale in Europa, Großbritannien und den USA nach Stichwort, CPV-Code, Land, Auftragswert und Frist, in jeder Sprache.
search_tenders · semantic_search · match_company
Bewerten: Bid oder No-Bid
Holt die vollständige Bekanntmachung, prüft Fristen, Lose, Eignung und Auftragswert und erklärt, warum eine Ausschreibung zu deinem Profil passt. So entscheidest du in Minuten.
get_tender · explain_match · get_lot_family
Vergabeunterlagen lesen
Listet die Vergabeunterlagen auf, liest den Text in PDFs und ZIP-Archiven und zieht Anforderungen, Zuschlagskriterien und geforderte Nachweise in eine Checkliste.
get_tender_documents · read_tender_document
Wettbewerb prüfen
Zeigt, wer vergleichbare Aufträge bisher gewonnen hat: Zuschlagshistorie, Länder und Branchen jedes Unternehmens, auch des Bestandsanbieters.
lookup_company
Merken und teilen
Merkt vielversprechende Ausschreibungen vor, hinterlegt Notizen fürs Team und aktiviert tägliche Alerts für ein Suchprofil.
bookmark_tender · set_tender_note · set_daily_alerts
Angebot vorbereiten
Macht aus den Anforderungen eine Gliederung und einen ersten Entwurf aus deinem eigenen Material. Polytender liefert die Anforderungen. Referenzen, Preise und Aussagen kommen von dir.
deine Textbausteine
Die vier Bausteine eines Ausschreibungs-Agenten
Jeder funktionierende Agent, ob gekauft oder selbst gebaut, besteht aus denselben vier Teilen. Selbst bauen musst du nur den letzten.
Das KI-Modell
Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot oder jeder Client, der MCP spricht. Nimm das, wofür dein Unternehmen schon eine Lizenz hat, und wechsle jederzeit.
Aktuelle Ausschreibungsdaten
Der Polytender MCP-Server: deduplizierte Bekanntmachungen aus offiziellen Portalen, täglich synchronisiert, mit Unterlagen und Zuschlagshistorie. Genau das ist selbst kaum zu bauen.
Dein Unternehmensprofil
Ein Suchprofil aus deiner Website (Branche, Stichworte, CPV-Codes, Regionen) plus Merkliste und Notizen. Polytender gleicht jede neue Ausschreibung damit ab, dein Agent startet mit einer sortierten Shortlist.
Anweisungen und Freigabe
Deine Anweisungen legen Ablauf und Bewertung fest. Ein Mensch gibt jede Bid-Entscheidung und jede Aussage frei, die das Haus verlässt.
In 6 Schritten zu deinem Ausschreibungs-Agenten
Rund 15 Minuten für die Schritte 1 bis 5, ohne Code. Schritt 6 ist optional und macht aus dem Agenten einen geplanten Job.
Unternehmensprofil anlegen
Registriere dich bei Polytender und gib deine Unternehmenswebsite ein. Polytender liest sie und baut ein Suchprofil: was du machst, Stichworte, CPV-Codes, Länder und Regionen. Prüfe es einmal. Ab jetzt gleicht Polytender jede neue Ausschreibung damit ab.
Ausschreibungsdaten per MCP anbinden
Füge den Polytender MCP-Server zu deinem Assistenten hinzu. In Claude: Einstellungen, Konnektoren, Benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen. In ChatGPT: ein eigener Connector im Entwicklermodus. In Copilot: ein MCP-Connector. URL unten einfügen und anmelden. Dein Assistent kann jetzt alle oben genannten Werkzeuge nutzen.
Verbindungs-URL
https://api.polytender.com/mcpDie Anweisungen schreiben
Leg den Ablauf in einem Claude-Projekt, einem eigenen GPT oder einem Copilot-Agenten ab, damit er in jedem Chat gilt. Starte mit der Vorlage unten. Dein Unternehmen musst du nicht beschreiben, der Connector kennt dein Profil schon.
ausschreibungs-agent.mdDu bist unser Ausschreibungs-Agent.Bei jedem Lauf:1. Rufe match_company auf, um die neuen Treffer für unser Unternehmen zu holen.2. Streiche Ausschreibungen mit Frist unter 10 Tagen.3. Für den Rest: get_tender aufrufen und die Vergabeunterlagen lesen.4. Bewerte 1-5 nach Eignung, Aufwand und Wettbewerb(lookup_company für den Bestandsanbieter).5. Antworte mit einer Tabelle: Titel, Auftraggeber, Frist, Wert,Bewertung, Begründung in einem Satz, Link.Erfinde nie Referenzen, Zahlen oder Zertifikate.Markiere alles, was du nicht prüfen konntest.Suche und Bewertung laufen lassen
Bitte um den täglichen Check. Der Agent holt deine neuen Treffer, sortiert aus, was für dich nicht infrage kommt, bewertet den Rest und liefert eine Tabelle mit Links. Korrigiere ihn in normaler Sprache ("reine Wartungsverträge machen wir nicht") und pass das Profil an, wenn eine Regel bleiben soll.
Die Unterlagen lesen lassen
Lass den Agenten für jede Ausschreibung auf der Shortlist die Unterlagen öffnen. Er liest den Text der PDFs und Archive und liefert eine Anforderungs-Checkliste: Eignung, geforderte Nachweise und Zertifikate, Zuschlagskriterien, Fristen und Bieterfragen.
Automatisieren (optional)
Erstelle in der App einen persönlichen API-Schlüssel und lass dieselben Anweisungen nach Zeitplan ohne Chat laufen, zum Beispiel mit Claude Code und Cron. Der Bericht landet in einer Datei, in Slack oder im Postfach, bevor das Team anfängt. Nicht technisch? Der tägliche E-Mail-Digest übernimmt die Suche für dich.
Geplanter Lauf mit Claude Code# einmalig: Server mit deinem persönlichen API-Schlüssel anmeldenclaude mcp add --transport http polytender https://api.polytender.com/mcp \--header "Authorization: Bearer $POLYTENDER_API_KEY"# crontab: werktags um 7:000 7 * * 1-5 claude -p "$(cat ~/ausschreibungs-agent.md)" \--allowedTools "mcp__polytender" > ~/tenders/$(date +\%F).md
Prompts für den Start
Kopier sie in deinen Assistenten, sobald der Connector aktiv ist.
- “Mach den täglichen Ausschreibungs-Check und gib mir die Top 5 mit Bid- oder No-Bid-Empfehlung.”
- “Finde offene IT-Ausschreibungen in Deutschland und Österreich über 200.000 EUR, die in den nächsten 6 Wochen enden.”
- “Lies die Unterlagen dieser Ausschreibung und liste alle Eignungskriterien und geforderten Zertifikate auf.”
- “Wer hat bei diesem Auftraggeber bisher ähnliche Aufträge gewonnen, und wie oft?”
- “Vergleiche diese drei Ausschreibungen nach Aufwand, Passung und Gewinnchance.”
- “Formuliere fünf Bieterfragen an den Auftraggeber auf Basis der Unterlagen.”
- “Übersetze die Zuschlagskriterien dieser französischen Bekanntmachung und gewichte sie.”
- “Warum hat diese Ausschreibung zu unserem Profil gepasst? Entferne das Stichwort, falls es falsch ist.”
KI-Agent vs. ChatGPT allein vs. Ausschreibungssoftware
Drei Wege, KI in den Ausschreibungsprozess zu bringen. Sie unterscheiden sich vor allem darin, woher die Ausschreibungsdaten kommen und wer den Ablauf bestimmt.
| Agent vs. ChatGPT vs. Ausschreibungssoftware | ChatGPT oder Claude allein | All-in-one-Ausschreibungssoftware | Dein Agent + Polytender |
|---|---|---|---|
| Aktuelle Bekanntmachungen aus offiziellen Portalen | Nur Websuche, die meisten Portale fehlen | Ja | Ja, Europa, UK und USA, dedupliziert |
| Liest die Vergabeunterlagen | Nur was du selbst hochlädst | Ja | Ja, auf Anfrage geladen und gelesen |
| Eigener Ablauf und eigene Bewertung | Ja, aber jedes Mal von Hand | Nur im Rahmen des Produkts | Ja, in deinen Anweisungen |
| Wahl des KI-Modells | Eines | Das des Anbieters | Claude, ChatGPT, Copilot oder jeder MCP-Client |
| Läuft nach Zeitplan | Nein | Ja | Ja, per API-Schlüssel oder täglichem Digest |
| Zeit bis zum ersten Ergebnis | Minuten | Onboarding-Projekt | Rund 15 Minuten |
Leitplanken, damit du dem Agenten vertrauen kannst
Vergabe ist formal und verzeiht wenig. Diese Regeln sind in Polytender eingebaut oder gehören in deine Anweisungen.
Ein Mensch gibt frei
Der Agent empfiehlt, ein Mensch entscheidet. Jede Bid- oder No-Bid-Entscheidung und jedes eingereichte Dokument wird geprüft.
Keine erfundenen Nachweise
Ein Modell kennt deine echten Referenzen, Zahlen und Zertifikate nicht. Lass es Lücken markieren statt füllen, und gib ihm nur freigegebenes Material.
Unterlagen sind fremde Eingaben
Vergabeunterlagen stammen von Dritten. Polytender grenzt Dokumenttext klar ab, damit das Modell ihn als Inhalt behandelt, nie als Anweisung.
Änderungen brauchen Bestätigung
Lesen darf der Agent frei. Ein Profil löschen, einen Treffer ausblenden oder Alerts abschalten geht nur mit ausdrücklicher Bestätigung.
Daten bleiben in Europa
Polytender wird in Europa gehostet und ist DSGVO-konform. Für vertrauliche Angebotsinhalte nutze einen Business-Tarif deines KI-Anbieters mit deaktiviertem Training.
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Agent für Ausschreibungen?
Ein KI-Assistent, der den Ausschreibungsprozess selbstständig vorbereitet: Er durchsucht Vergabeportale, filtert Bekanntmachungen nach deinem Unternehmensprofil, liest Vergabeunterlagen und empfiehlt, auf welche Ausschreibungen du bieten solltest. Er kombiniert ein KI-Modell, Zugriff auf Ausschreibungsdaten, ein Gedächtnis über dein Unternehmen und Regeln, wann ein Mensch entscheiden muss.
Muss ich programmieren, um einen Ausschreibungs-Agenten zu bauen?
Nein. Polytender mit Claude, ChatGPT oder Microsoft Copilot zu verbinden braucht nur eine URL und eine Anmeldung, der Ablauf wird in normaler Sprache geschrieben. Code brauchst du nur, wenn der Agent nach Zeitplan laufen soll, ohne dass jemand einen Chat öffnet.
Welche KI-Assistenten funktionieren mit Polytender?
Claude (Web, Desktop und Claude Code), ChatGPT, Microsoft Copilot und jeder andere Client, der das Model Context Protocol (MCP) unterstützt, zum Beispiel Cursor oder VS Code. Die MCP-Server-URL lautet https://api.polytender.com/mcp.
Kann ChatGPT öffentliche Ausschreibungen allein finden?
Nur teilweise. Die Websuche erreicht einen Bruchteil der Bekanntmachungen, weil die meisten in Vergabeportalen mit eigener Suche, Filtern und Dokument-Downloads liegen. Mit Polytender verbunden fragt der Assistent die offiziellen Bekanntmachungen direkt ab und kann die Unterlagen öffnen.
Warum verbinde ich den Agenten nicht direkt mit den Vergabeportalen?
Weil jedes Portal eigene Formate, Rate Limits und Zugangsregeln hat und viele gar keine nutzbare API anbieten. Agenten, die sie direkt abfragen, werden gedrosselt, füllen ihren Kontext mit rohen Seiten, zählen Duplikate mehrfach und scheitern unbemerkt, wenn sich ein Portal ändert. Polytender liest über 300 Portale, vereinheitlicht und dedupliziert die Bekanntmachungen und gibt deinem Agenten einen einheitlichen Satz an Werkzeugen.
Welche Länder und Portale deckt der Agent ab?
Offizielle Vergabequellen in Europa, Großbritannien und den USA, mit der tiefsten Abdeckung in Deutschland, Österreich und der Schweiz, darunter TED, die Portale von Bund und Ländern, Österreich und simap.ch. Bekanntmachungen, die auf mehreren Portalen erscheinen, werden zu einem Eintrag zusammengeführt.
Kann der Agent mein Angebot schreiben?
Er kann Gliederung und Text aus deinem eigenen Material entwerfen und gegen jede Anforderung prüfen. Referenzen, Zahlen oder Zertifikate darf er nicht erfinden, deshalb bleiben finaler Inhalt und Freigabe bei deinem Team.
Ist das sicher und DSGVO-konform?
Polytender wird in Europa gehostet und ist DSGVO-konform. Die Verbindung ist pro Nutzer und Organisation authentifiziert, Lesen ist der Standard, und jede destruktive Änderung fragt nach Bestätigung. Für vertrauliche Angebotsinhalte nutze einen Business-Tarif deines KI-Anbieters mit deaktiviertem Modelltraining.
Was kostet das?
Der MCP-Server ist in jedem Polytender-Tarif enthalten, und du kannst ihn kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Deinen KI-Assistenten bezahlst du separat, die meisten Teams haben schon eine Lizenz.
Starte mit den Daten, die dein Agent braucht
Gib deine Website ein. Polytender baut dein Unternehmensprofil, gleicht jede neue Ausschreibung damit ab und zeigt dir die, die heute passen.
Website eingeben und passende Ausschreibungen sehen. 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
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