Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und personenbezogene Daten

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die HeyQQ GmbH (FN 572680b, Handelsgericht Wien, UID ATU77744201), Wasagasse 23, 1090 Wien, Österreich, in Datenschutzangelegenheiten erreichbar unter privacy@polytender.com. Polytender ist ein Produkt von Run Labs, dem Produktstudio der HeyQQ GmbH mit Sitz in Wien. Geschäftsführer: Dmitrij Rubanov, MA und Mag. Matthias Neumayer, BA.

Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrer Einwilligung, zur Erbringung der von Ihnen angefragten Leistung oder wenn eine sonstige rechtliche Grundlage im Einklang mit der DSGVO vorliegt; dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Bereitstellung und Abwicklung unserer Leistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse enthalten, beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die von Ihnen angegebene Unternehmenswebsite.

2. Auskunft und Löschung

Als betroffene Person haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Datenübertragung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger bzw. unzulässig verarbeiteter Daten. Sofern sich Änderungen Ihrer persönlichen Daten ergeben, ersuchen wir um entsprechende Mitteilung.

Sie haben jederzeit das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Ihr Verlangen auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und/oder Datenübertragung können Sie an die in Punkt 10 dieser Erklärung angeführten Kontaktdaten richten.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in anderer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist hierfür die Österreichische Datenschutzbehörde zuständig.

3. Datensicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen. Diese betreffen insbesondere den Schutz vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Verwendung und Manipulation.

4. Verwendung der Daten

Wir verarbeiten die uns zur Verfügung gestellten Daten nicht für andere Zwecke als jene, die durch Ihre Anfrage, Ihre Einwilligung oder durch eine Bestimmung im Einklang mit der DSGVO gedeckt sind. Konkret nutzen wir Ihre Angaben, um öffentliche Ausschreibungen mit der Tätigkeit Ihres Unternehmens abzugleichen, Ihnen passende Ausschreibungen zu zeigen und Sie - sofern Sie zugestimmt haben - per E-Mail oder Telefon zu Ihren Treffern zu kontaktieren. Ausgenommen ist die Nutzung für statistische Zwecke, sofern die Daten anonymisiert wurden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der über das Formular angegebenen Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmenswebsite, optionale Branchenangabe) sowie für die Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie beim Absenden des Formulars über das entsprechende Kontrollkästchen erteilen. Die Angabe der Daten ist freiwillig, für die Nutzung unseres Abgleichsdienstes jedoch erforderlich. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Newsletter (Double-Opt-in)

Sofern Sie im Formular das gesonderte, freiwillige Kontrollkästchen für unseren Newsletter aktivieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen zu passenden Ausschreibungen und Produktneuigkeiten zuzusenden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung senden wir Ihnen zunächst eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Klick auf den darin enthaltenen Bestätigungslink wird Ihre Adresse in den Newsletter-Verteiler aufgenommen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Newsletter-Anmeldung ist von der übrigen Formularverarbeitung unabhängig und für die Nutzung des Dienstes nicht erforderlich. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen (über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns) und Ihre Einwilligung damit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für den Versand der Bestätigungs-E-Mail und des Newsletters setzen wir Lettermint B.V., Willemsvaart 16, 8019 AB Zwolle, Niederlande, als Auftragsverarbeiter ein; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

5. Übermittlung von Daten an Dritte

Zur Bereitstellung unserer Leistung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, denen wir Daten zur Verfügung stellen. Eine Weiterleitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der DSGVO, insbesondere zur Erfüllung Ihrer Anfrage oder aufgrund Ihrer vorherigen Einwilligung. Die konkret eingesetzten Dienste sind in Punkt 8.2 aufgeführt.

Manche dieser Empfänger verarbeiten personenbezogene Daten außerhalb Österreichs. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem in Österreich. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für die die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat, oder wir setzen Maßnahmen, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten, insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

Verarbeitung mittels Künstlicher Intelligenz (LLM)

Zur Unterstützung des Abgleichs von Ausschreibungen mit Ihrem Unternehmen verarbeiten wir bestimmte Inhalte automatisiert mithilfe großer Sprachmodelle (Large Language Models) sowie Embedding-Modelle. Hierfür setzen wir vorrangig KI-Inferenz-Anbieter mit Sitz und Verarbeitung in der EU ein. Ergänzend, als Ausweichlösung (Fallback), können wir die Vertex-AI-Dienste von Google Cloud (Modellfamilie Gemini sowie ein mehrsprachiges Embedding-Modell) nutzen; dabei wird ausschließlich eine europäische Verarbeitungsregion verwendet.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken und nicht zur eigenständigen Nutzung oder zum Training von Modellen durch den Anbieter. Die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt.

6. Bekanntgabe von Datenpannen

Wir sind bemüht sicherzustellen, dass Datenpannen frühzeitig erkannt und gegebenenfalls unverzüglich Ihnen bzw. der zuständigen Aufsichtsbehörde unter Angabe der betroffenen Datenkategorien gemeldet werden.

7. Aufbewahrung der Daten

Wir bewahren Daten nicht länger auf, als dies zur Erfüllung unserer vertraglichen bzw. gesetzlichen Verpflichtungen und zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche erforderlich ist. Formulardaten in unserer Datenbank werden bis zur Löschung durch Sie bzw. bis zum Wegfall des Zwecks und nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

8. Cookies und Consent-Management

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um diese Website bereitzustellen und ihre Nutzung zu analysieren. Die Verarbeitung erfolgt, soweit technisch zwingend erforderlich, auf Basis berechtigter Interessen, im Übrigen auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

8.1 Cookie-Kategorien

• Essentielle Cookies: Technisch erforderlich, um die Website korrekt anzuzeigen und grundlegende Funktionen bereitzustellen. Sie werden ohne Einwilligung eingesetzt.
• Analyse-Cookies: Liefern statistische Informationen über die Nutzung und werden nur mit Ihrer Zustimmung gesetzt.
• Marketing-Cookies: Dienen der Messung von Werbeerfolgen (Conversions) und der Optimierung unserer Werbekampagnen. Sie werden nur mit Ihrer Zustimmung gesetzt.

Marketing- bzw. Conversion-Tracking setzen wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung in die Kategorie Marketing ein. Ohne diese Einwilligung werden keine Daten an die unter 8.2 genannten Werbedienste übermittelt und keine entsprechenden Kennungen (z. B. Klick-Parameter) gespeichert.

8.2 Eingesetzte Dienste und Cookies

8.2.1 PostHog (Analyse)

• Anbieter: PostHog Inc., 965 Mission Street, San Francisco, CA 94103, USA.
• Zweck: Produktanalyse, Nutzungsstatistiken und Auswertung der Seitennutzung in aggregierter Form.
• Kategorie: Analyse.
• Verarbeitungsort: Die Daten werden über den EU-Ingestion-Endpunkt von PostHog (eu.i.posthog.com) erfasst und in der EU verarbeitet; eine gelegentliche Übermittlung in die USA kann nicht vollständig ausgeschlossen werden.
• Cookies: ph_* zur Sitzungs- und Nutzungsverfolgung, nur nach Einwilligung.

8.2.2 KI-Verarbeitung (EU-Inferenz-Anbieter und Google Cloud / Vertex AI als Fallback)

• Anbieter (vorrangig, Verarbeitung in der EU): Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich; Cortecs GmbH, Althanstraße 4, 1090 Wien, Österreich; Nebius B.V., Schiphol Boulevard 165, 1118 BG Schiphol, Niederlande.
• Anbieter (Fallback): Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA), Modellfamilie Gemini. Soweit wir Google Vertex AI als Ausweichlösung einsetzen, wird ausschließlich eine europäische Verarbeitungsregion verwendet.
• Zweck: Automatisierte Analyse und Abgleich von Ausschreibungen mit Ihrem Unternehmensprofil mithilfe von Sprach- und Embedding-Modellen.
• Kategorie: Essentielle technische Dienstleistung (Bestandteil der Kernfunktion des Matchings).
• Verarbeitete Daten: die angegebene Unternehmenswebsite (deren öffentlich zugängliche Inhalte) sowie Ausschreibungstexte, soweit für den Abgleich erforderlich. Personenbezogene Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) werden nicht an die KI-Anbieter übermittelt.
• Datenübermittlung: Die Anbieter handeln als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU. Sollte es im Fallback-Betrieb ausnahmsweise zu einer Übermittlung an das US-Mutterunternehmen von Google kommen, erfolgt diese DSGVO-konform auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzender Standardvertragsklauseln.
• Besonderheit: Die verarbeiteten Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen für eigene Zwecke der Anbieter verwendet. Im Rahmen dieser Verarbeitung werden keine Cookies auf Ihrem Endgerät gesetzt.

8.2.3 Hetzner (Hosting und Datenbank)

• Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
• Zweck: Bereitstellung der technischen Infrastruktur, Serverhosting und Betrieb der Datenbank, in der unter anderem Ihre Formulardaten gespeichert werden.
• Kategorie: Essentielle technische Dienstleistung.
• Verarbeitungsort: Server in Deutschland bzw. innerhalb der EU.
• Besonderheit: Hetzner handelt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung und verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke.

8.2.4 Meta (Pixel und Conversions API)

• Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland (Mutterunternehmen: Meta Platforms, Inc., USA).
• Zweck: Messung von Werbeerfolgen (Conversions) und Optimierung unserer Werbekampagnen auf den Plattformen von Meta (z. B. Facebook, Instagram).
• Kategorie: Marketing (nur nach Einwilligung).
• Verarbeitung: Conversion-Ereignisse werden serverseitig über die Meta Conversions API übermittelt. Dabei werden, soweit verfügbar, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Vor- und Nachname ausschließlich in pseudonymisierter (gehashter) Form übermittelt, zusätzlich Ihre IP-Adresse, die Browser-Kennung (User-Agent) und Meta-Kennungen (Cookies _fbp/_fbc bzw. der Klick-Parameter fbclid).
• Meta-Pixel (clientseitig): Nach Ihrer Einwilligung wird zusätzlich das Meta-Pixel (JavaScript von connect.facebook.net) in Ihrem Browser geladen. Es setzt Meta-Cookies (_fbp/_fbc), erfasst Seitenaufrufe und ermöglicht die Bildung von Retargeting-Zielgruppen. Das Lead-Ereignis wird sowohl clientseitig (Pixel) als auch serverseitig (Conversions API) mit einer gemeinsamen Ereignis-ID übermittelt und von Meta dedupliziert, sodass es nur einmal gezählt wird.
• Datenübermittlung: Meta ist hinsichtlich dieser Daten eigenständig bzw. gemeinsam verantwortlich. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend der Standardvertragsklauseln.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8.2.5 Google Ads

• Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA).
• Zweck: Messung von Werbeerfolgen (Conversions) und Optimierung unserer Google-Ads-Kampagnen.
• Kategorie: Marketing (nur nach Einwilligung).
• Verarbeitung: Das Google-Tag (gtag) wird mit Google Consent Mode v2 betrieben. Standardmäßig sind alle Einwilligungssignale auf 'abgelehnt' gesetzt; in diesem Zustand werden ausschließlich cookielose, anonyme Signale ohne Geräte- oder Nutzerkennungen übermittelt (zur statistischen Modellierung), und es werden keine Cookies gesetzt oder gelesen. Erst nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Marketing setzt Google Cookies (z. B. _gcl_*) und es werden vollständige Conversion-Ereignisse übermittelt; zur Zuordnung werden dann der Google-Klick-Identifikator (gclid) und - sofern aktiviert - eine pseudonymisierte (gehashte) E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name (Enhanced Conversions) verwendet.
• Datenübermittlung: Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend der Standardvertragsklauseln.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8.2.6 LinkedIn (Insight Tag und Conversions API)

• Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland (Mutterunternehmen: LinkedIn Corporation, USA).
• Zweck: Messung von Werbeerfolgen (Conversions) und Optimierung unserer LinkedIn-Werbekampagnen.
• Kategorie: Marketing (nur nach Einwilligung).
• Verarbeitung: Conversion-Ereignisse werden serverseitig über die LinkedIn Conversions API übermittelt. Dabei werden, soweit verfügbar, eine pseudonymisierte (gehashte) E-Mail-Adresse sowie eine LinkedIn-Kennung (li_fat_id) übermittelt.
• LinkedIn Insight Tag (clientseitig): Nach Ihrer Einwilligung wird zusätzlich der LinkedIn Insight Tag (JavaScript von snap.licdn.com) in Ihrem Browser geladen. Er setzt LinkedIn-Cookies, erfasst Seitenaufrufe und dient der Bildung von Retargeting-Zielgruppen sowie anonymisierten Website-Statistiken (Demografie). Conversions werden nicht über den Insight Tag, sondern ausschließlich serverseitig über die Conversions API gezählt.
• Datenübermittlung: Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend der Standardvertragsklauseln.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8.3 Erhobene Daten

Personenbezogene Daten aus dem Kontakt- bzw. Anfrageformular (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die angegebene Unternehmenswebsite) werden in unserer Datenbank gespeichert. An den Analysedienst (PostHog) werden diese Formulardaten nicht übermittelt. Sofern Sie in die Kategorie Marketing eingewilligt haben, werden zur Conversion-Messung einzelne Angaben (insbesondere E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name) ausschließlich in pseudonymisierter, gehashter Form an die unter 8.2 genannten Werbedienste übermittelt. Zur Zuordnung von Conversions setzen wir nach Ihrer Einwilligung zudem eigene First-Party-Cookies (pt_fbp, pt_fbc, pt_li_fat_id), die den jeweiligen Klick-Identifikator speichern.

Für Analysezwecke verarbeiten wir nicht bzw. nur in aggregierter Form personenbezogene Daten, beispielsweise Seitenaufrufe, Browserinformationen und gekürzte IP-Adressen.

8.4 Speicherdauer

• PostHog: konfigurierbar; standardmäßig aggregierte Auswertung.
• Werbedienste (Meta, Google Ads, LinkedIn): Speicherung der Conversion-Daten nach den Vorgaben des jeweiligen Anbieters.
• Formulardaten in der Datenbank: bis zur Löschung durch Sie oder entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Cookie-Einstellungen: für die Dauer der jeweiligen Einwilligung.

8.5 Rechte der Nutzer

Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Anfragen können Sie über die Kontaktdaten in dieser Datenschutzerklärung stellen.

8.6 Cookie-Einstellungen ändern

Sie können Ihre Einwilligung in Analyse- und Marketing-Cookies jederzeit anpassen oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Cookie-Einstellungen öffnen

9. Server-Log-Files

Zur Optimierung dieser Website hinsichtlich System-Performance und Benutzerfreundlichkeit erhebt und speichert der Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Files, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Davon umfasst sind Ihre IP-Adresse, Browser- und Spracheinstellungen, Betriebssystem, Referrer-URL, Ihr Internet-Service-Provider sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Das Hosting der Website und der Datenbank erfolgt bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland oder innerhalb der EU. Hetzner handelt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung und verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke.

10. Unsere Kontaktdaten

Der Schutz Ihrer Daten ist uns besonders wichtig. Für Datenschutzfragen oder Ihren Widerruf erreichen Sie uns unter: HeyQQ GmbH, Wasagasse 23, 1090 Wien, Österreich, privacy@polytender.com (allgemeine Anfragen: hello@polytender.com). Geschäftsführer: Dmitrij Rubanov, MA und Mag. Matthias Neumayer, BA. FN 572680b, Handelsgericht Wien, UID ATU77744201.

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

11. Änderungsvorbehalt

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, falls sich die Rechtslage, die verwendeten Dienste oder technische Abläufe ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Website.